Metodologia DOMP™ - Ame-a ou Deixe-a!

Parte II: Deixe-a!

Tadeu Cruz

Talvez eu devesse me preocupar com o fato de existirem profissionais que rejeitaram a Metodologia DOMP™. Profissionais que simplesmente decidiram não usar nenhuma metodologia para projetos de mapeamento, análise, modelagem, organização e gerenciamento de processos e fizeram suas documentações da forma mais sem detalhamento possível.

Certa  vez, ao final de uma conferência para mais de 900 ouvintes, três participantes vieram falar comigo:

- Professor, o senhor tem toda razão em defender que se use uma metodologia em projetos de melhoria de processos.

Eu perguntei o que vocês usam para documentar processos?

- Cada um, eram em 3, anota em um caderno e depois passa para um fluxograma (na época ainda não existia Bizagi).

- Mas nós vamos pensar seriamente em utilizar a sua metodologia.

Maravilha, se precisarem de mim é só chamar, disse entregando meu cartão de visita. (naquela época ainda era em papel).

Durante esses quase 40 anos de Metodologia DOMP™ busquei entender por que tivemos fracassos em projetos de análise, melhoria e organização de processos de negócio e cheguei à algumas conclusões bem interessantes. Essas conclusões me levaram a classificar os fracassos nos seguintes motivos ou causas, se você preferir.

1.      Levantamento da fase “As Is” mal feito.

O analista de processo deve seguir um roteiro, que ele mesmo pode fazer, para usar nas entrevistas com os usuários a fim de não se perder com as perguntas que tem que fazer para documentar o processo.

2.      Falta de atenção na hora de implantar o “To Be”.

A implantação do processo que passou pela modelagem (recriação com as melhorias) é outro ponto que precisa de atenção. Simplesmente largar o Manual do Processo na mão do usuário sem qualquer explicação, sem qualquer orientação é o mesmo que ligar uma bomba relógio. Não demora muito e o usuário detona todo o trabalho feito por simples ignorância. E o culpado seremos nós.

3.      Falha na explicação da Metodologia DOMP™.

Diante da quantidade de informações proporcionada pela metodologia corre-se um grande risco de ter o resultado do mapeamento e da modelagem não serem aceitos pelos usuários. De novo por culpa nossa por não termos explicado a Metodologia DOMP™.

4.      Má vontade do usuário(a) em aprender.

Pois é. Frequentemente encontramos usuários(as) que se recusam a sair da sua zona de conforto, isto é, recusam-se a deixar de trabalhar com algo que já estão acostumados terem que aprender algo novo.

Por todos esses motivos, e por alguns outros, é que eu escrevi o texto Metodologia DOMP™, ame-a ou deixe-a.

Recentemente passei por uma experiencia relacionada ao quarto motivo.

Depois de ter quase 60 processos com fluxos prontos e manualizados fui dispensado do projeto porque uma usuária não gostou dos manuais da Metodologia DOMP™ e detonou tudo que já tinha sido feito, inclusive sem levar em consideração a aceitação de tudo que já tinha sido aceito por parte dos outros usuários Ela  preferia simplesmente uma lista com instruções de trabalho para cada atividade, sem nenhuma outra informação, nada de papel funcional, nada de tempos, nada de tecnologias e recursos usados pela atividade. Nada.

O trabalho que ela queria, e que eu me recusei a fazer, ficou assim:

FASES DO PROCESSO

·        Início do Processo.

·        Análise da solicitação.

·        Liberação do acesso.

·        Realização do Serviço.

Fase 1: Início do Processo

Responsável: Coordenador

Atividades:

1.      Receber solicitação de acesso.

Fase 2: Análise da Solicitação

Responsável: Funcionário autorizado

Atividades:

1.      Analisar a solicitação de acesso;

2.      Informar ao solicitante a autorização, mas se não for autorizado o acesso;

3.      Informar ao solicitante que a autorização foi negada.

Fase 3: Liberação do acesso

Responsável: Coordenador

Atividades:

1.      Digitar a senha de acesso para ter acesso;

2.      Acompanhar o funcionário autorizado.

Fase 4: Realização do Serviço

Responsável: Funcionário autorizado

Atividades:

1.      Entrar;

2.      Realizar a intervenção autorizada;

Serviço concluído?

3.      Sim, Assinar relatório de visita;

4.      Deixar uma via com o Coordenador;

5.      Não, Reagendar uma nova visita.

Tirem vocês mesmos suas conclusões.