Realidades diferentes e (quase) irreconciliáveis – Parte 1

Existe uma portaria do MEC, este mesmo que em 2019 anda sob chuvas e trovoadas, que trata da obrigatoriedade das IES possuírem acervo acadêmico digital. A portaria de número 315 vai impactar a maneira como as instituições de ensino geram seus processos e guardam seus documentos.

O decreto foi publicado no dia 15/12/2017 e entrou em vigor no mesmo dia da publicação, exigindo que instituições de ensino, tanto públicas como privadas, migrem seu acervo acadêmico para o meio digital. O prazo estabelecido pela portaria era de dois anos e convenhamos, era, e é, um tanto desafiador. A Portaria 315, que complementa o decreto 9.235, substitui a Portaria 22.

O que mudou na 315?

· Foram feitas alteração simples no texto;

· Foi adicionado texto na Seção V – Procedimento Sancionador;

· Quanto ao acervo acadêmico, nada mudou da Portaria 22 para a 315, apenas o prazo de implantação do acervo digital;

· Como o prazo era 24 meses, agora esses 24 meses significam abril de 2020.

· As IES têm até abril de 2020 para implantar o acervo acadêmico digital.

A nossa experiência diz que a migração do acervo acadêmico físico para o meio digital já vem acontecendo há algum tempo, mas de forma pouco organizada e, consequentemente, não servirá para atingir plenamente os objetivos do MEC e muito menos a LGPD. Algumas IES já avaliaram o risco versus benefício e colocaram este projeto em prática. Antes, esta ação fazia parte de uma atualização oriunda da vontade da IES em atender o aluno de forma mais prática e rápida. Agora, o objetivo é atender ao MEC.

E o que é considerado “Acervo Acadêmico” pela portaria 315?

Conforme a Portaria 315, artigo 37 (Antigo 34 da Portaria 22): “[…] Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

Vamos analisar a construção deste futuro ambiente levando em consideração alguns aspectos que já são sobejamente conhecidos pela comunidade que lida com gerenciamento eletrônico de documentos. Tais aspectos, na maioria das vezes não estão sendo observados na transformação do ambiente físico em eletrônico.

O primeiro, e talvez, o mais importante aspecto a ser considerado é que a maioria das IES não têm seus processos devidamente documentados e gerenciados. São processos que ainda operam sem documentação, espalhados e fragmentados na cabeça dos colaboradores, e muitas vezes executados de forma ad hoc. Todos nós, ou pelo menos os especialistas sérios, da área de processos, sabem que sem documentação é impossível gerenciar um processo, qualquer que seja ele ou produto que deva produzir. Não adianta tentar “tapar o Sol com a peneira” pois nenhuma metodologia ágil vai dar condições para que isto aconteça contando com nenhuma, ou quase, documentação dos processos, com o pretexto de dar maior celeridade aos mesmos. Uma coisa é desenvolver sistemas de informações gerenciais e operacionais sob a óptica de se “Garantir a satisfação do cliente, entregando rápida e continuamente software funcional”, outra, bem diferente é garantir consistência, rapidez e eficiência à produção de bens e serviços.

Como dizia minha avó “uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa!”

Eu não saberia estimar a quantidade de IES sem condições de atender minimamente à portaria 15, mas as experiências que tenho vivido são desanimadoras. Creio que muitas esperam que o prazo seja estendido. Eu espero que não.

O acervo acadêmico digital vai trazer ganhos importantes, tanto para as instituições quanto para os clientes.

Devemos lembrar que um documento arquivístico tem valor jurídico. Um documento nato digital deve exibir quem o produziu, quando foi produzido, para que foi produzido e quando sofreu qualquer acesso ou modificação. Não somente os metadados indexados. O histórico do documento deve ser muito claro. É preciso registrar as mudanças ocorridas com cada documento guardado. Então, até quem não é da área já vislumbra aqui a necessidade de organizar os processos acadêmicos e administrativos, sob pena de não se ter condições de permitir à instituição possuir o histórico do documento de forma clara e válida juridicamente. E, convenhamos, rastreabilidade é a base sob a qual se constrói confiança no processo de digitalização, guarda e manuseio de documentos eletrônicos.

Em 2012 documentamos e, depois de analisarmos, refizemos TODOS os processos de uma grande universidade particular brasileira. Foram documentados mais 45 processos, com 147 atividades no total entre todos os processos. Destas 70,59% foram eliminadas ou transformadas em atividades eletrônicas, semi-automatizadas ou totalmente automatizadas, por meio de um software de Workflow. Resumindo, a IES deixou de ser uma organização baseada em papel para ser uma organização eminentemente eletrônica!

Claro, esta transformação só foi possível por meio de um trabalho sério, apoiado pela alta direção da organização, e que teve o apoio de todos os funcionários, de todos os escalões, ainda que alguns soubessem que suas atividades seriam eliminadas.

Então, se quisermos implantar com sucesso o que determina a portaria 315 será preciso encarrar a dura realidade de admitir que os processos da instituição são desorganizados, ad hoc, não documentados, etc., etc., etc. e olhe que estamos apenas no primeiro aspecto que devemos levar em conta se quisermos transformar a organização do estágio desorganizado para o estágio organizado e eletrônico.

Vou dar um exemplo de desorganização de processos.

Uma determinada Nota Fiscal levou 60 dias para ser paga simplesmente porque a mesma ficou esquecia numa caixa postal de quem deveria dar andamento ao processo de pagamento!

Nos próximos artigos falarei dos outros aspectos, tais como, estruturas de gerenciamento de documentos eletrônicos, softwares para gerenciamento e automatização de processos e, um novo aspecto importantíssimo, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, (lei 13.709/18 ou “LGPD”), que regulamenta a forma pela qual as organizações passarão a utilizar, no Brasil, dados pessoais enquanto informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável. A Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, também conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrará em vigor em 24 meses, a contar da publicação da LGPD.

Agora advinha o que vai acontecer, se as instituições não estão preparadas nem para implantar a Portaria 315, imagina então terem que implantar a LGPD, num tempo tão exíguo quanto o da 315!

Pois é...

No próximo artigo falarei mais sobre Realidades diferentes e (quase) irreconciliáveis.