RODÍZIO FUNCIONAL: RECOMENDÁVEL, MAS...

Algumas organizações têm o saudável hábito de fazer com que seus estagiários e trainees façam um rodízio por diversas áreas antes de serem efetivados em alguma função. Eu mesmo, quando comecei minha vida profissional, há 47 anos, tive oportunidade de participar de um programa semelhante.

Algumas organizações, inclusive, estendem essa prática salutar aos funcionários efetivados, para possibilitar não somente o desenvolvimento profissional e funcional de cada um mas, principalmente, a ampliação do conhecimento sobre a organização, seus processos, os porquês de cada um deles para as demais áreas e, não menos importante, para permear na empresa a integração funcional.

Em resumo, o rodízio funcional tem os seguintes aspectos positivos:

1. Possibilita que os funcionários se desenvolvam profissionalmente ao conhecerem algo além de suas atribuições.

2. Constrói uma base de conhecimento seguro sobre as operações da organização, sobre a razão de ser de cada processo e a interligação entre eles.

3. Cria segurança operacional contra possíveis soluções de continuidade das suas operações: várias pessoas sabem o que fazer quando algo contingencial ocorre.

4. Reforça a melhoria contínua da qualidade por conta dos novos olhares sobre velhas práticas.

5. Constrói relacionamentos funcionais seguros, baseados no conhecimento e na confiança operacional.

Mas e o que pode dar errado?

Embora estes programas sejam construídos com as melhores intenções, nem sempre o resultado obtido é o desejado. A falha não está nas premissas do programa e nem na disposição das pessoas que nele se engajam, mas na falta de conhecimento formal sobre processos.

Quando os processos de uma organização não são formalmente conhecidos, o custo do aprendizado sobre eles é muito alto. Perde-se tempo explicando, muitas vezes sem suficientes detalhes, o porquês de cada processo e como ele funciona, e isto atrasa a absorção e o desenvolvimento do conhecimento sobre o dia a dia da organização.

A documentação formal dos processos é, portanto, fundamental para que as operações da organização sejam igualmente conhecidas por todos os funcionários e torne o rodízio funcional realmente útil.

Eu costumo fazer um paralelo entre o que se pratica nas organizações com o que atores, profissionais ou não, desempenham no teatro. Neste, nenhum ator entra em cena sem saber exatamente o que seu personagem é, como deve se comportar, o que deve falar e, principalmente, o resultado que o diretor e a plateia esperam que “produzam”. Toda peça é exaustivamente ensaiada para que, no palco, não haja improvisos e possíveis erros que comprometam o espetáculo.

Ora, nas organizações praticamos o que eu chamo de teatro organizacional. Afinal, todos nós somos atores que devem realizar um ou mais “produtos” durante nossa jornada diária. Entretanto, salvo raras exceções, muitos de nós não fazem a menor ideia do que deve e como deve representar seu papel neste teatro. Isto ocorre, simplesmente, porque a “peça teatral”, o processo no qual ele irá representar seu papel funcional, não foi escrita, isto é, não há qualquer documentação sobre o que (what), porque (why), quem (who), quando (when), onde (where) e muito menos como (how) e quanto (how much) devem produzir.

Explicando de outra maneira: as pessoas não sabem, com a necessária certeza, propiciada por uma documentação verdadeira, real, o que se espera que elas produzam, as suas metas, porque devem produzir, o cronograma, como devem produzir, por quais procedimentos e por quanto deverão produzir, os custos.

Então, se já é difícil para funcionários efetivados, que já estão na organização há algum tempo, saberem responder a todos os porquês listados acima, imagine-se o que seria para qualquer trainee, ávido por acertar e cumprir suas responsabilidades sem erros, de olho na efetivação ao final do programa.

O rodízio funcional -- ou mesmo as visitações de funcionários de um setor a outro – é sem dúvida uma prática recomendada, mas ela é de fato produtivo, eficaz e flui com mais rapidez se os processos estiverem formalmente documentados, para que todos saibam, com um mínimo de esforço, perda de tempo e estresse, o papel que cada um tem a representar na organização.